כל עסק וחברה, קטנים כגדולים, גם אם הם מנהלים חלק ניכר מהעבודה באמצעים וירטואליים וממוחשבים, זקוק ללא מעט ציוד משרדי קבוע או שוטף, כדי לנהל שגרת עבודה תקינה.
בציוד משרדי ניתן לכלול את הריהוט ומכשירי החשמל והטלקומוניקציה וגם את הציוד הקלאסי המתכלה : נייר, עטים, מעטפות וכדומה. ככל שהארגון גדול יותר, הדרישה לאספקה ותחזוקה שוטפת של ציוד משרדי, תקין ואיכותי, תהיה גדולה יותר ותדרוש דיוק וקפדנות רבה יותר בעבודתו של מנהל הלוגיסטיקה.
ניהול לוגיסטי טוב של הציוד המשרדי של החברה נשען על תחזוקה ואספקה שוטפת, השגת מחירים ושירותים טובים וסדר וארגון הציוד והתיעוד שלו, במינימום זמן ומשאבים ארגוניים.
ניהול רשימת מלאי
מנהל לוגיסטי מיומן חייב לתעד את רכישת הציוד המשרדי והציוד שכבר קיים, עד לפרט האחרון. בארגונים גדולים ובמקומות עבודה המסתמכים במידה רבה על ציוד משרדי, מומלץ להכניס לשימוש תוכנת ניהול מחסן או רשימת מצאי.
הכנסת תוכנה ייעודית, תמיד תהיה יעילה יותר מרשימות אקסל ידניות שמנהל הלוגיסטיקה עושה בעצמו והסיכוי לטעויות קטן משמעותית בשימוש בתוכנה. לחברות מהקפים בינוניים ומעלה שווה להשקיע בתוכנה, שגם חוסכת זמן ומייעלת את עבודת מחלקת הלוגיסטיקה.
עבודה מול ספק אחד או מספר ספקים?
ישנן לא מעט חברות שמתחרות על אספקת ציוד משרדי לבתי עסק וארגונים. חלקן מתמקדות במוצרים ייעודיים, למשל ציוד שוטף מתכלה : מעטפות ומוצרי נייר, אחרות מתחייבות להקיף את מלוא הצרכים האפשריים של החברות השונות
לשאלה האם כדאי לעבוד עם ספק אחד, שיכול לספק הכל אבל לא באמת מתמחה בתחום ספציפי, או לעבוד מול מספר ספקים שכל אחד מהם נותן את המענה הטוב ביותר בתחומו, אין תשובה חד משמעית.
ככלל, ספקי 'כלבו' יכולים לתת שירותים טובים ובדרך כלל זולים יותר מספקים ייעודיים, כשזה נוגע למוצרי ציוד משרדי פשוטים. ציוד ומכשור מורכבים יותר, שיכולים לדרוש שירות אחזקה מקצועי, כמו מכשירי פקסימיליה ומרכזיות, מומלץ לרכוש דרך חברה המתמחה בנושא.
רכישה מקוונת
כדאי לחסוך בזמן יקר של מנהל הלוגיסטיקה, הוא יכול להכנס היום לאתרי האינטרנט של ספקי ציוד משרדי ולבצע הזמנה באמצעות האינטרנט. באתרים מוצגים כל המוצרים הקיימים ונותר רק לעבור בניהם ולסמן את אלה שהחברה נזקקת להם.
הבחירה, ההזמנה והתשלום, הכל נעשה באינטרנט, בטכנולוגיה של חנות מקוונת שכבר עובדת בהצלחה רבה בהמון תחומים אחרים כבר לא מעט שנים. כשמדובר בציוד משרדי פשוט יחסית, אין סיבה שמנהל הלוגיסטיקה יכתת את רגליו ויבחר את הסחורה באופן אישי.
מספיק להזמין באינטרנט ולחכות לשליח שיגיע עם הסחורה המוזמנת. יחד עם זאת, חשוב לוודא מראש את איכות הסחורה, באמצעות שמות המותגים של הציוד שהוזמן. לא תמיד הפתרון הזול ביותר הוא הכדאי ביותר.
ניירת משרדית ממותגת
ניירת משרדית ממותגת : מעטפות, ניירות להדפסת מסמכים, כרטיסי ביקור ועוד, הם כלי עבודה בסיסי של כל חברה המכבדת את עצמה. לאחר עיצוב הלוגו ודוגמאות העיצוב על גבי הניירת המשרדית, אין צורך להוציא אותה להזמנת בתי דפוס יקרים באופן מיוחד.
ניירת משרדית ממותגת ניתן לרכוש באופן ישיר מספק ציוד משרדי, למשל דרך אתרי אינטרנט. כל שעליכם לעשות הוא לשלוח את הדוגמא המדוייקת שאתם רוצים שתופיע על גבי פרטי הניירת המשרדית של החברה שלכם והניירת הממותגת כבר בדרך אליכם.
