איך בוחרים חברת ארכיון?

חברות רבות מספקות כיום שירותי ארכיב וגניזה. לכן, כדי שנדע לבחור מי מהן ראויה לספק שירותי ארכיון, כדאי שנכיר כמה נקודות חשובות בבחירת בית גניזה נכון.

אתר BusinessCity מביא בפניכם כמה נקודות למחשבה עליהן יש להתמקד כאשר בוחרים חברה המספקת שירותי גניזה או שירותי ארכיון או שירותי ניהול מסמכים – בין אם מדובר על גריסת מסמכים ובין אם מדובר באחסון מדיה מגנטית

מוניטין

אחד מהמדדים החשובים ביותר לבחירת חברת גניזה הוא תקופת פעילות החברה, כלומר ותק החברה. ותק גדול מעיד על חברה אמינה הנותנת שירות טוב, בעלת צוות עובדים מיומן.

מבנה

שמירה על תנאי הלחות והטמפרטורה במבנה בצורה תקינה. לחות יחסית קבילה הינה בין 30% ל-60%. טמפרטורה תקינה במבנה ארכיב נעה בין 13 ל-25 מעלות.

מבחינה גיאוגרפית המבנה שבו ימוקם הארכיון חייב להיות באזור בו לא יגרם נזק לנייר כמו: לחות, אור וחומציות.

המבנה מאוורר וקיימים בו פתחי אוורור לתחלופת אויר ובמקרה הצורך לשחרור עשן.

בקירות המבנה אסור שיהיו חלונות וזאת כדי למנוע כניסת קרני אור המזיקות לנייר.

המבנה ימוקם באזור שבו לא ימצאו תעשיות מזהמות הפולטות פסולת רעילה או תעשיות אחסון של חומרים דליקים.

הארכיון והארכיב יוחזקו באמצעי אחסנה מתאימים אשר יאושרו על ידי מהנדס על מנת שיעמדו בעומסים.

אבטחה

שימוש במערכות התרעה אלקטרוניות לגילוי פרצות אבטחה במבנה הארכיון.

בטיחות

שימוש במערכות גלאי עשן בכל המבנה המקושרות למוקד מכבי האש.

התקנת מערכות מתזי מים משוכללים.

עתודת מאגר מים שאינה תלויה למערכת המים הרגילה ומופעלת על ידי משאבות בשעת הצורך כגיבוי למתזים

בקרה על גורמים מסביב למבנה העלולים להוות סכנה בזמן התלקחות אש.

הקפדה ופיקוח על האיסור לעשן בתוך המבנה וסביבת הארכיון.

יש לוודא כי החברה מחזיקה ברשיון לעסק וכן אישורים לביקורות תקופתיות בתחום הבטיחות מטעם הגורמים הרלוונטים.

יכולת לנתינת מענה ראשוני במקרה של שריפה: מטפים וגלגלונים תקינים בהתאם לדרישות מכבי האש.

שימוש במערכות אל-פסק וגיבוי חשמל במקרה של הפסקת חשמל מחשש לבעיות במתזים וכן במערכות האחסנה והארכיב האלקטרוניות.