כאשר אנו מתכננים להפיק כנס עסקי או אירוע חברה, לרוב אנו מוגבלים בתקציב שנקבע מראש, ולכן לפעמים הפקה שכזו עשויה להיות עניין מעט מסובך.
בכל כנס עסקי בעל תקציב נמוך עד בינוני אנו נדרשים לעשות החלטות חשובות בבחירת הספקים, המקום וגם במזון שאותו נגיש לאורחים. עם זאת, המפתח להצלחת הכנס הוא בסקירת כל האופציות שיש לנו בטווח המחירים שעומד בתקציב שלנו וביכולת ביצוע החלטות על סמך הסקר אותו ערכנו.
אבל מה צריך לבדוק בסקירה? בעת עריכת כנס עסקי עליכם לדעת לשאול את השאלות הנכונות, לדעת מה צריך לברר וכיו"ב. כלל חשוב מאוד שצריך לזכור הינו בדיקה של מספר הצעות מחיר טרם קבלת ההחלטה.
לשם כך, ריכזנו עבורכם כמה נקודות להתייחסות שיסייעו לכם בהפקת הכנס העסקי
קבעו מקום
הבחירה החשובה ביותר שעליכם לעשות היא קביעת המקום בו יתקיים הכנס. בין אם זה מרכז כנסים, אולם אירועים או היכל תרבות. עליכם להבין את הצורך שלכם מראש. מה מטרת הכנס והאם הגישה נוחה למוזמנים. קבעו פגישה עם נציג של המקום בו אתם תהיו מעוניינים להפיק את האירוע והגיעו מצוידים בכלי כתיבה כך שתוכלו לרשום את הצעת המחיר ומה זה כולל בתוכו. בנוסף הכינו לעצמכם רשימה של נקודות שאתם מעוניינים לברר ולדעת על המקום שתבחרו:
ציוד טכני
במידה ואולם הכנסים אינו מספק שירותי הגברה ותאורה, השכירו את הציוד הטכני בעצמכם. ישנן חברות ייעודיות בתחום שמספקות השכרה של ציוד טכני בעלות די זולה.
הזמינו שירות קייטרינג
ביום הכנס, כדי להשאיר רושם טוב על המוזמנים – נהוג להזמין שירותי קייטרינג ומלצרות. פעולה שכזו עשויה לתת לאורחים שלכם הרגשה של אירוע מושקע ואיכותי (גם אם לא עשיתם יותר מידי).
תכננו את הזמנים
במידה ובכנס יש כמה מרצים או אירועים שונים, הכינו רשימת זמנים. מתי הכנס מתחיל, מתי הוא עשוי להסתיים – ארוחת צהריים וזמני האירועים בכנס. בדקו עם המקום בו יתקיים הכנס לבירור של זמני הפעילות במקום.
הפיקו אירוע בעל ערך מוסף
כדי להפוך את הכנס למעניין רצוי להזמין מומחים חיצוניים מהתחום בו מתעסק האירוע. במידה והחלטתם שאתם רוצים להזמין מרצה חיצוני בדקו עמו כמה דברים חשובים:
- האם הוא מרצה בתשלום או בהתנדבות
- כמה זמן צפויה להיות ההרצאה
- והאם הוא זקוק לעזרים חיצוניים, כמו מקרן, מחשב וכו'
לסיכום, לאחר סיום סקר השוק שערכתם יהיה לכם את כל המידע המקיף שאתם צריכים על מגוון השירותים שלהם תזדקקו כדי להפיק כנס מוצלח. המידע יכלול בתוכו מגוון הצעות מחיר, נותני שירות שונים, מספר מרצים שיוסיפו ערך לכנס שלכם ונקודות נוספות שהיו נמצאות אצלכם ברשימה שהכנתם מראש.
מרגע זה, תוכלו לקבל את ההחלטות שיבטיחו לכם כנס אירוע עסקי מוצלח, מעניין ובעל ערך.
בהצלחה!