אירועים בלתי נשכחים לא רק קורים, כדי לארגן ולתחזק אירוע נדרש תכנון רב. בין אם מדובר בועידה או סמינר או יום לקוחות ובין אם יש לכם 3 שבועות לתכנון או שנה שלמה, הצלחת האירוע תלויה בפרטים הקטנים. אספנו לכבודכם 42 טיפים לתכנון אירוע של עסקים קטנים מהמומחים שלנו.
תכנון אירוע של עסק קטן: מה לעשות קודם
1. החליטו על קהל היעד שלכם לפני כל דבר אחר, לאחר מכן כל דבר אחד יסתדר במקומו: פורמט, תוכן, מחירים, מיקום וכו'. הגישה המובנת הזו תעזור לכם להתמקד בהשגת יעדים ספציפיים.
2. ערכו רשימה של פרטים שאתם צריכים – החל מתאורה, חנייה ותחבורה ציבורית ועד לתוכן וכיבוד. כשאתם מחליטים לקיים אירוע, הפרטים הקטנים יקבעו את הצלחתו. הרשימה תסייע לכם לודא שלא שכחתם שום דבר.
3. ודאו שיש לכם מטרה עסקית ברורה לקיום האירוע. כל החלטה שתעשו לאחר האירוע חייבת לתמוך במטרה העיקרית שלכם. האם זה יצירת לידים? האם ליצור מודעות לחברה שלכם או למוצר ספציפי? האם זה לפתח לקוחות נאמנים? או שפשוט אתם רוצים להרוויח כסף (גם זה בסדר)? כמו כן, ודאו שכל צוות העובדים מודע למטרה זו.
4. כשאתם מתאמים תאריך לאירוע חשוב להיזהר מאירועים עסקיים אחרים ולא לקבוע לאותם תאריכים. כמו כן, אל תקבעו אירוע בסמוך לחג או זמני חופשה פופולריים.
5. היו גמישים בשינויים הנוגעים לגודל, מקום ופרטים אחרים. השינויים הם רק חלק טבעי מהתהליך ואתם תהיו בסדר גמור כל עוד אתם לא מאבדים ריכוז ושוכחים למה התחלתם את כל התהליך מלכתחילה.
6. הכירו את הגבולות שלכם. כולנו יודעים שהמטרה היא לקיים אירוע נהדר אבל אתם חייבים לדעת אלו דברים אתם יכולים לעשות במציאות ובמגבלות הזמן והתקציב. אירועים קטנים ואינטימיים ניתן לתכנן תוך שבוע, אך אירועים גדולים אתם חייבים לתכנן מספר חודשים קודם לכן. אם התקציב שלכם נמוך, תוכלו להשקיע יותר בפן היצירתי בעזרת שיטת "עשה זאת בעצמך".
7. קבעו יעדים חכמים ותמיד תתחילו באסטרטגיה חזקה ומדידה. אירועים חיים הם דרך מדהימה לשתף את המותג שלכם, להתחבר לשוק המטרה שלכם, לקבל משוב על המוצר שלכם ועוד, אבל אתם צריכים לדעת מה אתם רוצים להשיג. ודאו שאתם ממשיכים בקו אחד בהשגת המטרות האלו.
תקציב: איך לשלם על האירוע שלכם
8. פתחו "תוכנית פיננסית" לאירוע שלכם ונסו להעריך את המספרים. ניתן לכסות את רוב האירועים באמצעות חסויות, מכירת כרטיסים, תקציב שיווק פנימי או שילוב של הכל. כשאתם קובעים תקציב לאירוע, אתם צריכים להעריך כמה כסף תוכלו לגייס מכל אחד מהאזורים. לפני שאתם מזמינים או חותמים על חוזים, תתחילו להחתים חסויות קודם, או במכירת כרטיסים מוקדמת כדי לודא שיש מספיק עניין ברעיון שלנו ושתוכלו לממן אותו.
9. קבעו תקציב גבוה ותחסכו כסף באמצעות חסויות ותרומות נדיבות. כל אירוע נוטה לעלות יותר ממה שבעל עסק קטן חושב- בעיקר בתחום המזון והשתייה. חשוב להוסיף לתקציב גם את כל הרישיונות וההיתרים שתצטרכו (כאן מתכנן אירועים יוכל לעזור לכם). הכינו רשימה המפרטת את כלל ההוצאות שלכם והדגישו את האזורים בהם תוכלו לקבל סיוע של חסויות. ככל שתעבדו עם מותגים ושותפים אחרים כדי לארח את האירוע, כך תוכלו לחסוך יותר כסף.
10. שקלו להשתמש במימון הקהל כאופציה ללגיוס כספים עבור האירוע. תוכלו לפרסם את האירוע בפלטפורמות המתאימות, ולדרוש ערבויות לרכישת כרטיסים מצד הקהל כדי שהאירוע יתקיים. אם לא הגעתם למספר המינימלי שקבעתם, האירוע לא יתקיים.
שיווק: כיצד לגרום לאנשים להשתתף באירוע
11. תצטרכו תוכנית שיווקית מפורטת. ככל שתהיו יותר מאורגנים, כך האירוע שלכם יהיה יותר מקצועי.
12. אל תחסכו מאמצים, אחרת האירוע שלכם יכשל. אם אתם לא רוצים להיות לבד באירוע, אז תעשו שיווק, שיווק, שיווק, שיווק ועוד קצת שיווק.
13. הגדירו סיבות טובות למה כדאי לאנשים להגיע לאירוע. עבור שיווק מוצר ללקוחות תצטרכו לארגן מסיבה עם מוצרי דמו, בידור וחלוקת דברים חינמיים. עבור קהל יעד עסקי תצטרכו תוכן חינוכי או דובר מרגש המתמחה בתחום כלשהו. לא משנה במה תבחרו, אל תאבדו את הסביה למה אתם רוצים שהקהל יגיע.
14. ציינו בכתב למה כדאי לקהל המטרה שלכם להשתתף באירוע – אל תניחו כי היתרונות הם ברורים. כשאתם מקדמים את האירוע אל תשכחו לספר לקהל המטרה שלכם מה הם ילמדו, את מי הם יפגשו ולמה הם צריכים להגיע. אל תניחו כי החברים שלכם יספרו לחברים שלהם. אם אתם משתמשים בדוברים, תנו להם חומרים שיווקיים כך שהם יוכלו לקדם את האירוע לקהל שלהם.
15. למדו איך לדבר עם התקשורת. עיתונאים הם אנשים עסוקים ותמיד תחת לחץ לעמוד בדדליין. אין להם זמן לשמוע מצגת מכירה. ידעו אותם שהמידע קיים ושאם הם רוצים לשמוע סיפורים נוספים – אתם המומחים בתחום.
16. השתמשו בהאשטאג של טוויטר. טוויטר היא כלי נהדר לקידום אירועים וליצירת תחושה שישנה קהילה מקוונת מסביב לאירוע. הקימו האשטאג ייחודי בשלב מוקדם. ראשית, חפשו בטוויטר ותודאו שההאשטאג שלכם לא נמצא בשימוש. שימוש מיד את ההאשטאג באתר האינטרנט שלכם והשתמשו בכפתור הציוץ כדי לשתף באתר. כאשר אנשים מצייצים, זה מקדם את האירוע שלכם באופן אוטומטי בטוויטר.
17. השתמשו באירועים חברתיים אונליינים כדי לקדם את האירוע המרכזי. כדי לבנות עניין באירוע שלכם, נסו לקיים שיחה משותפת בגוגל hangout או צ'אט בטוויטר כמה שבועות לפני האירוע המרכזי. הזמינו כמה מהדוברים שלכם שישתתפו באירוע חברתי אונליין. תנו הקדמה למה שהולך להיות באירוע המרכזי, זה יוצר ציפייה לאירוע.
18. רכישת פרסום ברשתות החברתיות. פרסום בפלטפורמות חברתיות (פייסבוק, לינקדאין וטוויטר) מציעות פילוח מדויק שיכול לעזור לכם להגיע לקהל המטרה שלכם באזור הגיאוגרפי שלכם. החדשות הטובות הן שלא צריך תקציב גבוה וניתן למדוד בקלות את מכירת הכרטיסים.
19. השתמשו ביו טיוב כדי לקדם את האירוע שלכם. יו טיוב הוא מנוע החיפוש השני בגודלו בעולם אחרי גוגל. סרטוני וידאו מאירועים קודמים או ראיונות עם דוברים יכולים לשכנע לקוחות פוטנציאליים ללחוץ על רכישה. סרטוני וידאו מספקים אפקטים חזותיים המשפיעים על תהליך קבלת ההחלטות. כשמקיימים אירוע תמיד יש סיכון ואי אפשר לדעת מה יהיה, בעזרת סרטוני וידאו אפשר להפחית את המתח.
20. צרו סרטוני תדמית מדהימים בתקציב נמוך. קצת יצירתיות עם לוח הפוסטרים, קליפ מוסיקלי ומצלמת סמארטפון טובה ותוכלו לייצר סרטוני וידאו כיפיים שיעזרו לכם לפרסם את מה שהולך לקרות.
21. השיגו בלוגרים מקומיים שישתתפו באירוע וכך תוכלו להרוויח קהל לפני, במשך ואחרי האירוע. בד"כ בלוגרים בונים על חשיפה רחבה ולא פועלים על פי דפוסי המדיה המסורתיים.
22. השתמשו בפלטפורמות רישום אירועים כמו של חברת Meetup. אם זו הפעם הראשונה שאתם מפיקים אירוע ואין לכם את הכישורים לקדם אותו, השתמשו בחברות כמו Meetup המציעות חבילה לניהול האירוע אונליין. חלק מהתכונות שלהן זה רישום לאירועים ומערכת לניהול אישורי הגעה.
23. השתמשו ברישום מקוון. הדרך המהירה להבריח אנשים היא באמצעות שימוש ברישום אנלוגי (כגון, פקסים, נייר טיוטה או רישום פיזי). השתמשו ברישום מקוון כדי להבטיח הרשמה מהירה כמה שניתן, זה יסייע לכם לחזות מספרים ולקבוע תקציב בהקדם.
24. נסו להשיג רשימה של אתרים המשרתים את הקבוצה שלכם. ברגע שאתם יודעים מי קהל היעד שלכם, הצעד הבא שלכם הוא לשים את עצמכם בחזית. ישנם אתרים המתמחים ברישום לאירועים (כמו Meetup, Lanyrd וכו') ובאופן טבעי התחילו את החיפוש המקומי שם וקבעו אלו אתרים הכי מתאימים לכם.
25. הציעו לשותפים מקומיים תמריצים כדי שיקדמו אתכם. הודעות לעיתונאות הנשלחות לחברות תקשורת מתאימות יסייעו לכם לייצר באז תקשורתי ואולי תצליחו לגייס את המדיה (הכתובה והמקוונת) להצטרף אליכם כשותפים. הם יקבלו חשיפה בתמורה לפרסום. אם הם לא רוצים להתערב בשלב זה, נסו להציע להם לנהל תחרות המציעה לקוראים שלהם כרטיסים במתנה.
26. הקלו על הדוברים שלכם לפרסם את האירוע לעוקבים שלהם. אם יש לכם דוברים מומחים המרצים באירוע, עודדו אותם לפרסם את האירוע לקהל היעד שלהם ברשתות החברתיות או באמצעות ניוזלטר.
27. הציעו תמריצים לרוכשים המוקדמים. הציעו תעריפים מוזלים למקדימים להזמין.
צוות: מי הולך לעזור?
28. לא משנה מה גודל החברה שלכם, תמיד נסו לחלק את תחומי האחריות. אדם אחד לא יכול לנהל את כל הפרטים. אם מתאפשר לכם, הרשו לאנשים לנהל את האזורים שהם הכי נהנים בהם. ככל שהם יאהבו יותר את תחומי האחריות שלהם, כך סביר להניח שהם יבצעו את העבודה בצורה הטובה ביותר.
29. למרות שאף אחד לא אוהב להיות תחת מעקב, ודאו שהעובדים שלכם עומדים בהתחייבויות האירוע שלהם. כל עוד העובדים יודעים שאתם מצפים לקבל מהם עדכונים שוטפים, כך הם יהיו פחות מתוסכלים כל פעם שאתם מתקשרים או שולחים מייל.
30. אנשי החסויות הם כמו בני מלוכה, ודאו שהם ירגישו כך והתייחסו אליהם כאל מלכים הרי הם מממנים את האירוע ובזכותם אתם יכולים לקיים את האירוע.
31. כשאתם מציגים בפני אנשי חסויות שונים תמיד הציגו בפניהם מספר משתתפים צפוי הנמוך יותר מהתחזיות שלכם כך שאם יגיעו יותר משתתפים לאירוע הם יופתעו לטובה.
32. שאלו אנשים מה הם חושבים על האירוע והתכוננו לקבל משוב חיובי או שלילי. אם תבצעו את עבודתכם נאמנה, תקבלו הרבה "תודות", אך לאחר מכן בקשו לקבל ביקורת והתכוננו לקבל אותה.
33. העסיקו צוות שיסקרו את האירוע ויעדכנו את המדיה החברתית. למרות שזה לא מתאים לכל אירוע או תעשיה, הרבה אירועים מנסים לרתום את הכוח הויראלי של קהל היעד שלהם. אם הקהל שלכם מצייץ, מפרסם פוסטים בפייסבוק ומצלם תמונות באינסטגרם – אתם צריכים לעשות את אותו הדבר ולהכשיר צוות שינהל את המדיה החברתית.
34. חפשו ספקים המשרתים את הנישה שלכם ומוכנים להשתתף באירוע. הספקים הטובים ביותר שאתם יכולים לעבוד איתם הם כאלה המכירים את התרבות של העסקים הקטנים. חפשו ספרים העובדים עם עסקים קטנים לעיתים קרובות או כאלה המוכנים לקחת חלק יותר פעיל באירוע.
יום האירוע: כיצד לקיים אירוע מצליח
35. תאמו ציפיות ונסו לעמוד בהן. ודאו שלקהל שלכם תהיה חוויה אדירה ושאתם תתנו להם את מה שהם מצפים מאירוע.
36. הגישה מדבקת. האורחים שלכם במהלך האירוע ישחקו לפי הגישה והדינמיקה שלכם. הובילו את האירוע ופשוט תהנו ממנו.
37. נסו לקרוא את הקהל במהלך האירוע. שאלו אנשים מה שלומם. אם הדברים לא הולכים בצורה חלקה, סביר להניח שכבר תדעו עליהם.
38. הקפידו לשאול את עצמכם: איך זה רלוונטי למשתתפים? ודאו שאתם מציעים תוכן שרלוונטי ליותר מ-80% מהקהל שלכם. לאחר האירוע הקהל חייב לצאת עם תובנות וטקטיקות לשיפור החברה והקריירה שלהם, הם חייבים להרגיש את האנרגיה של הדובר. אם תדברו על העסק שלכם ומה שאתם עושים – מבלי להציע לקהל מה שהם צריכים, זה בזבוז של זמן וכסף.
39. אתם מכירים את העסק שלכם אבל זה לא אומר שאתם יודעים איך להציג מצגות. התאמנו בהצגת מצגות, ענו על שאלות ונסו להתמודד עם קשיים העולים מהאנשים בקהל.
40. התלבשו בהתאם לסוג האירוע. אפילו אם אתם רואי חשבון או עורכי דין, בחרו חליפה או עניבה ייחודיים. אנשים יזכרו אתכם רק בגלל המראה.
תוכניות מגירה: מה לעשות כשהדברים משתבשים
41. דמיינו את האירוע, צעד אחר צעד וערכו רשימה בעלת שני טורים: מה יכול להשתבש בטור אחד ובטור השני מה אתם מתכננים לעשות. לדוגמא: נפילה של מערכת הסאונד, מרצה מפתח לא יכול להגיע וכו'.
42. למרות שתכנון מוקדם זו נוסחה נהדרת להצלחת האירוע זה אף פעם לא מספיק. משהו בלתי צפוי תמיד עולה לכן תמיד היו ערוכים למלא את החורים. זה תקף לשירותי קייטרינג, ציוד הדפסה, סידור לינה לאורחים, תחזית מזג אוויר, בידור ועוד.
