מפיקי האירועים מפיקים אירוע קונספט ומתאימים את כל הפרטים הקטנים והגדולים בהתאם לקהל היעד, כולל בחירת מקום לאירוע, בחירת מרצים/ אמן אורח ואף ידאגו לכל הציוד הדרוש לאירוע. להלן מספר נקודות חשובות בבחירת ספקים להפקת אירועי חברה ואירועים עסקיים:
1. אירגון והפקה
מטרת אירועים עסקיים הינה לצרכי קידום מכירות של המוצר/ השירות. מפיקי אירועים נוהגים להשתמש בטרנדים עכשוויים וביצירתיות על מנת להחדיר את המותג לתודעה תוך כדי שימוש במאפייניו הייחודיים של המוצר/ השירות.
מפיקי האירועים נמדדים על פי ותק וניסיון בעבודה עם לקוחות עסקיים, בקשו מהמפיק רשימה של לקוחות שעבד עימם בעבר, כך תוכלו למדוד האם המפיק נוהג לעמוד בלוחות זמנים, שומר על התקציב הנקבע, מהי רמת היצירתיות שלו וכו'.
2. חוקים ותקנות
מפיקי האירועים חייבים להיות בקיאים בכל החוקים והתקנות הנוגעים בתחום הפקת אירועים, כולל תקנות על מפגעי רעש, אבטחת אירועים, עזרה ראשונה, העסקת עובדים, זכויות יוצרים, העסקת שוטרים בשכר, מוצרי אלכוהול, רישיון לאירוע חד פעמי/ לאירוע המוני, נגישות לאנשים עם מוגבלויות ועוד.
3. מקום לאירוע
בישראל קיים חוק הנוגע לתפוסת הקהל באירועים המוניים, בין אם האירוע מתקיים בשטח פתוח או באולם סגור, תפוסת הקהל נקבעת לפי מקדם של אדם אחד לכל מ"ר. השטח מחושב לפי שטח נטו העומד לרשות הקהל ולפי כמות פתחי היציאה.
לכן כשאתם בוחרים אולם או גן אירועים לאירוע חשוב לשים דגש על כמות האורחים שאותה אתם רוצים לארח וכמה מתוכם האולם יוכל להכיל בפועל.
4. עיצוב אירועים
לאחר שבחרתם מקום לאירוע, מתחילים לחשוב על עיצוב המקום ובחירת קונספט מוביל. הקונספט חייב להיות מותאם לסגנון האירוע, לדוגמא: בכנסים העיצוב צריך להיות סולידי ושקט, שלא ימשוך תשומת לב רבה. ואילו באירועי חברה וימי גיבוש אפשר לארגן ערבי נושא מיוחדים, היוצרים אווירה נינוחה וכיפית, כגון ערב קזינו בסגנון לאס וגאס, ערב בסגנון הוואי ועוד.
5. שירותי קייטרינג
ראשית, עליכם להגדיר את קהל היעד של האירוע, עובדי החברה, לקוחות, משקיעים פוטנציאליים וכן טווח גילאים אפשרי. אחר כך בדקו האם האולם מספק את שירותי הקייטרינג או שאתם צריכים להביא חברה חיצונית.
לבסוף, התאימו את סגנון הקייטרינג לסוג האירוע, אירועים הנמשכים זמן קצר יוכלו להסתפק במתאבנים וקייטרינג קליל יותר מאירועים הדורשים ארוחה מלאה. הקייטרינג אמור להשתלב עם המסר אותו החברה מנסה להעביר.
6. צילום ועריכה
אלבום תמונות וסרטי וידאו הם בין המזכרות היחידות (המוחשיות) שנשארות מהאירוע. בעת בחירת צלמים מקצועיים לאירוע שלכם, בדקו את תיק העבודות ואת ההמלצות של הצלמים, הם יכולים להוות מדד לאיכות העבודה וההשקעה של הסטודיו.
כמו כן, חשוב לבדוק את חומרי הגלם שאיתם עובד הצלם, כגון האם נעשה שימוש בצבע מקורי, האם ניירות ההדפסה עבים, האם הצלם משתמש בדיסקים איכותיים ועוד.
בתום האירוע הצלמים מפיקים אלבום תמונות דיגיטלי ו/או סרט וידאו של האירוע תוך כדי שימוש באפקטים מיוחדים. חלק מן הצלמים מוסיפים שירותי הפקת תמונות על גבי מגנטים.
7. השכרת ציוד לאירועים
בעת הפקת אירועים עסקיים, כגון אירועים בטבע, מסיבות עובדים, השקות מוצרים ואירועי קונספט, חברות ועסקים מחפשים דרכים לחסוך בעלויות האירוע על ידי השכרת ציוד לאירועים, החל מסכו"ם ועד לאוהלים, פטריות חימום, מאווררים ועוד בהתאם לעונות השנה.
חלק מן הציוד מותקן בתחילת האירוע ומפורק בסופו, לדוגמא: התקנת במות וגנרטורים. החברות נוהגות להעניק שירותי ייעוץ, איזה ציוד החברה צריכה בשביל האירוע.
8. חברות תאורה לאירועים
עיצוב התאורה הינו אחד מהמרכיבים הכי חשובים בהפקת אירוע עסקי, התאורה יוצרת אווירה ייחודית בין אם מדובר באירוע בשטח פתוח ובין אם מדובר במקום סגור. חברות תאורה לאירועים מתכננות את מיקום התאורה, כולל הדגשת המבנים, הצמחייה, השולחנות ודוכני המזון.
כמו כן, החברות בודקות את תשתיות החשמל ואף מספקות גנרטורים. רצוי לעבוד רק עם חברות המעסיקות עובדי מקצוע כגון חשמלאים ומהנדסי חשמל המתמחים בהרכבת מערכות תאורה.
9. כח אדם
אם אתם מתכננים אירוע באולם או בגן אירועים תשאלו האם האולם מספק את העובדים לאירוע או שאתם צריכים לדאוג לעובדים בעצמכם. אם האירוע נערך במקום פתוח או שהאולם אינו מספק צוות עובדים תצטרכו לפנות לחברות כח אדם שידאגו לשכור עובדים מתאימים לאירוע שלכם.
10. אטרקציות לאירועים
סיימתם להפיק את האירוע, ועדיין אתם מרגישים שמשהו חסר? ניתן להוסיף מגוון אטרקציות נוספות, כגון בלונים המרכיבים את לוגו החברה, זיקוקין דינור בשלל צבעים, תותחי קונפטי, מכונות שלג ובועות סבון, מפלי שוקולד, פסלי קרח ומבחר אטרקציות נוספות. בנוסף, ניתן להשכיר מדריכים של סדנאות קצב, סדנאות ריקודים, סדנאות הוליסטיות ועוד.
