מאת: פלא קט
הפקת אירועים עסקיים הנה משימה חשובה ומורכבת, משימה אשר דורשת מהמבצעים אותה לכנס לעומק הפרטים הקטנים. תהליך הפקת אירועים עסקיים מורכב ולכן יש לעבוד בשלבים מסודרים על מנת להוציא מההשקעה את התועלת המרבית.
שלבים ראשוניים בתהליך הפקת אירועים עסקיים:
סוג האירוע
הפקת אירועים עסקיים דורשת השקעה כספית של זמן וכסף ולכן, יש להסתכל על הפקת אירועים עסקיים כאל השקעה. על מנת להוציא את המיטב מהשקעת החברה, יש להיות ממוקדי מטרה ולהבין מה הוא סוג האירוע, לדוגמה: אירוע מכירות, אירוע עובדים, אירוע של השקת מוצרים חדשים, אירוע למינוי תפקיד חשוב ועוד. לכל סוג אירוע נתייחס באופן שונה ולכן חשוב שנבין כבר מההתחלה את סוג האירוע והמטרה שלו.
מקום לקיום האירוע
לאחר שבחרתם את סוג האירוע וסימנתם את מטרותיו, בחרו מקום אסטרטגי לקיום האירוע, השתדלו לבחור מקום שנגיש מבחינת תחבורה ציבורית, מקום המכיל מספר רב של חניות ומקום אשר נגיש לאנשים בעלי מוגבלויות. קחו בחשבון את גודל האולם, אל תבחרו מקום קטן מידי, הדבר יגרום לצפיפות ולחוסר נוחות. השתדלו לא לבחור אולם גדול מידי, הדבר יגרום לתחושת ריקנות, בחרו את אולם האירועים ע"פ הצפי למספר המשתתפים. מומלץ לבקר פיזית במקום טרם סגירת מקום, על ידי כך תוכלו לבדוק את ניקיון האולם וכדומה.
מקדמי מכירות ופרסומות
לא משנה מה היא מטרת האירוע שאתם מפיקים, ישנו יתרון גדול באירועים עסקיים, את יתרון זה תצטרכו לשלב כבר בשלבים הראשונים של תכנון האירוע, היתרון הגדול של אירועים עסקיים הוא החשיפה. באירועים עסקיים יש לכם הזדמנות לקבל תשומת לב ממספר רב של אנשים, חשוב מאוד לקחת את הכוח הזה ולהשתמש בו למטרות החברה. תוכלו לעשות זאת באמצעות נציגים מטעם החברה שידבר אחד על אחד עם קבל היעד, תוכלו לעשות זאת באמצעות מקדמי מכירות ופרסומות.
דרך אפקטיבית ויעילה לפרסום הנה חלוקת מזכרות מרגשות לאורחי האירוע עם הדפסת מיתוג החברה על גבי המזכרת. אחת מהדוגמאות הטובות הנה אטרקציית מחזיקי מפתחות לאירועים. במסגרת אטרקציה זו יסתובב צלם של מחזיקי מפתחות לאירועים ויצלם את האורחים באירוע.
כעבור זמן מה, יוציא הצלם לאורחים מחזיקי מפתחות עם התמונות האישיות של כל אחד מהאורחים, על גבי הדפסת התמונות ניתן להוסיף את לוגו החברה, מספר הטלפון, כתובת ובעצם כל דבר שתירצו. מחזיקי המפתחות לאירועים הנם מזכרת מרגשת שלא תיזרק לפח, עצם העובדה שעל גבי מחזיק המפתחות מודפסת תמונה הופכת את המזכרת למרגשת פי כמה מכל מזכרת סטנדרטית אחרת. גם את צורת מחזיקי המפתחות אתם תקבעו בהתאם לאופי ומטרות האירוע. ניתן לבחור כל צורה אפשרית למחזיקי המפתחות: לב, חמסה, משולש, עיגול, כוכב, אפילו את צורת לוגו החברה שלכם!
אוכל: אל תתפשרו על איכות האוכל באירוע. אנשים רבים מודדים את איכות האירוע ע"פ איכות האוכל והשירות הניתן במקום, לכן יש לקחת את עניין האוכל ברצינות, בכל זאת האירוע מייצג את החברה, אנו נרצה להקרין לאורחים שלנו כבוד, אכפתיות, מקצועיות וחוסר פשרות.
צילום ותיעוד האירוע: מומלץ להביא צוות צילום שיצלם ויתעד את האירוע, אם התקציב לא מאפשר לכם, תוכלו להזמין צלם מחזיקי מפתחות לאירועים ובסוף הערב לבקש ממנו את דיסק התמונות, כך תוכלו גם להוציא את האורחים עם מזכרת מרגשת וגם לצלם את האירוע.
בניית טקס מרכזי: הראו לאורחים באירוע החברה שלכם את המטרה שבגללה הם באו, בנו טקס מרשים ומושקע וקדמו בטקס את מטרת האירוע
בניית לוח זמנים: בנו לוח זמנים וציינו בכל רגע נתון איזה פעילות מתקיימת, לדוגמה: 11:00-12:30 ארוחה, 12:30-13:00 השקת מוצר וכד'.
