בהפקת אירוע עסקי מכל סוג ובכל גודל כגון, ימי עיון, השקות מוצר, ימי חברה, אירועי יח"צ וכדומה, הנושא החשוב והמדובר ביותר הינו הקייטרינג ורמת איכות המזון.
ישנן שלל חברות קייטרינג מסוגים שונים שאינן מתבוססות רק על טעם האוכל המוגש, אלא יוצרות את כל "התמונה" לאירוע שלך, כולל יצירת אווירה, הדגשת הטעמים והצבעים. כיום, רוב חברות הקייטרינג מציעות עזרה בהפקת האירוע ואף בעיצוב האירוע בנוסף לפן הקולינרי.
רוב חברות הקייטרינג מעניקות שירותי ייעוץ ללקוחות העסקיים ללא התחייבות בנוגע לאפשרויות העומדות בפני כל הפקת אירוע והזמנת שירותי קייטרינג. במאמר זה נסקור את הנקודות שאותן נבדוק בעת פגישת היכרות עם ספק הקייטרינג:
סקר שוק
עוד בשלבי תכנון האירוע ולפני הפקתו, יש לבצע סקר מורחב לגבי האפשרויות הקיימות בשוק, גם כאשר קונספט האירוע ידוע מראש. ניתן לשאול את חברת הקייטרינג מתי הוקמו, שנות הנסיון, אירועים שהפיקו בעבר. הדבר יכול להכריע בהחלטה על סגירת עסקה מול אותה חברה.
סקר שוק והשוואת מחירים יכולים לצמצם עלויות במידה ניכרת וכן לעזור במציאת רעיונות מיוחדים לאירוע מה שעשוי להיות ההבדל בין הצלחה לכישלון האירוע.
סגנון הקייטרינג
לפני כל אירוע יש לחשב בצורה המהימנה ביותר את כמות האורחים ולפיכך להחליט על סגנון האירוח, האם לבחור באופציה של מזנון חופשי "בופה" או לבחור בשירותי מלצרות הכוללים סידור שולחנות עם מקומות ישיבה מסומנים. חישוב שגוי של כמות האורחים עלול לגרום למבוכה רבה העלולה להעפיל על הצלחת האירוע.
כמו כן, במידה ובחרתם באירוע הכולל שירותי מלצרות, חשוב לשאול האם חברת הקייטרינג מספקת את המלצרים או שאתם צריכים לשכור צוות מלצרים.
בחירת המקום לאירוע
בטרם בחירת חברת קייטרינג יש לברר במקום האירוע האם הם מספקים שירותי קייטרינג או שישנה אפשרות להזמין קייטרינג מבחוץ. בין אם מדובר בקייטרינג של המקום או בקייטרינג חיצוני, שניהם מציעים לערוך טעימות של מוצריהם לפני ביצוע ההזמנה ואף להתאים תפריט בהתאם לסגנון האירוח.
קונספט האירוע
חברות קייטרינג רבות מציעות שירותי יצירת קונספט ואווירה ייחודית בהתאם לדרישות הלקוח. באירועים מסוג זה חברות הקייטרינג מתאימות את המזון, השתייה ואף את עיצוב האירוע בהתאם לקונספט הנבחר. לדוגמא: "ערב איטלקי", "ערב גבינות ויין", "ערב ישראלי" וכן שילוב של קונספטים שונים.
רגישויות למזון
בכל הפקת אירוע עסקי, יש לוודא האם ישנם אורחים בעלי רגישויות מסוימות לאוכל על מנת למנוע אי נעימות, ובעיקר על מנת להתאים את התפריט לצרכי כל האורחים ולהנאתם תוך כדי דגש לרגישים למוצרי חלב וגלוטן וכן לאורחים צמחוניים.
ערך מוסף
לכל חברת קייטרינג ישנו ערך מוסף משלה. חלקם מציעים שירותי עיצוב כגון הוספת נרות, סרטים, קישוטים שונים, מחצלות ואף עיצוב השולחנות בזרי פרחים. חלקם מוסיפים חידושים מיוחדים בבר, כולל מפלי שוקולד, משקאות מוארים וכו'. חשוב לברר האם זה כלול במחיר או מצריך תשלום נוסף.