כיצד כדאי לסיים ישיבת צוות

אתם יכולים לנהל ישיבת צוות מצוינת, אבל אם בסוף הישיבה תעשו את אחד משבעת הדברים הבאים, אתם תבזבזו את המאמצים שלכם ואת הזמן של העובדים שלכם.

כמו שאומר הפתגם האנגלי "זמן הוא הנשמה של בית העסק". אז מי הם שודדי הזמן הגדולים ביותר בעסק? מחקרים מראים כי בסמוך לשיחות ליד מתקן המים ובעיות במחשב ובתוכנות, ישיבות צוות הם האשמים הגדולים ביותר. ישיבות צוות מורידים את רמת הפרודוקטיביות בארגון.

ישיבות המנוהלות היטב יכולות להוביל לשיפור בתקשורת וקונצנזוס גדול יותר. עם זאת, ישיבות רבות אינן מצליחות להשיג את המטרות שלהן מפני שהאדם שתכנן את הישיבה לא תכנן אותה עד הסוף כמו שצריך. האם אתם עושים את אחד מהדברים האלה בסוף הישיבות שלכם?

1. חוסר התייחסות לישיבה אחרי שהיא מסתיימת

מישהו שעורך ישיבה אחרי ישיבה, בדרך כלל בדלתות סגורות עושה זאת מפני שהוא לא מסכים עם דרך הפעולה אך בסופו של דבר פוגע גם בפרודוקטיביות.

סיימו את הישיבה ב"סיבוב סיכום" כדי לתת לכולם את ההזדמנות להגיב בישיבה בפתיחות. לעיתים קרובות, "סיבוב הסיכום" חושף בעיות/ נושאים שאתם יכולים להתייחס אליהם וכך למנוע מהם לעלות שוב מאוחר יותר.

אוון וויליאמס, מייסד שותף בטוויטר ובמדיום מסביר שבסיבוב הסיכום הם לא מאפשרים דיון או דו שיח. העובדים נוטים לדבר פחות מ-30 שניות (לעיתים אף פחות מזה), וכך אפשר לסגור ישיבה גדולה של 10 אנשי צוות בפחות מ-5 דקות. סיבוב הסיכום נותן לכולם את התחושה שהם אמרו את "המילה האחרונה", את ההזדמנות להוריד משהו מהלב שלהם שהם עלולים לסחוב איתם או ללחוש לעמיתים שלהם לעבודה מאוחר יותר".

ג'ים קולינס כתב בספר שלו "טוב לנהדר: למה חלק מהחברות עושות את הקפיצה וחלק לא" מחקר על חברות מצליחות ומצא כי אחד משיטות העבודה שלהן היה אחדות בקבלת החלטות. לא משנה כמה הויכוח אחר התשובות הטובות ביותר היה להוט ונמרץ, כאשר אנשי הצוות עוזבים את הישיבה הם נשארים מאוחדים בלי קשר לאינטרסים שלהם.

אם זאת לא הנורמה בחברה שלכם, נסו להתעמת עם אנשי הצוות ולשנות את התרבות החברתית שלכם.

2. כישלון בהגדרת האחריות

כמה פעמים השתתפתם בישיבות, או בפגישות אסטרטגיות שהסתיימו בהרבה התרגשות והחלטות ללכת לכיוונים חדשים, רק כדי לראות שהכל משתבש כמה שבועות מאוחר יותר?

הסיבה לכך היא שהישיבה הסתיימה ללא חלוקת אחריות ברורה, מי יעשה מה. לחברת אפל יש מערכת שנקרא "אחריות ישירה לעובד", המערכת ממנה עובד מסוים, לא צוות שיהיה אחראי לביצוע המטלה. שקלו לעבוד על פי המודל של אפל כך שתוכל להוריד את הבלבול של מי אחראי על ביצוע המטלה בסוף כל ישיבה.

3. חוסר מעקב אחרי המטלות

בעיה נפוצה בישיבות היא שאין מערכת אחת שמרכזת את כל המטלות שיש לבצע, ובודקת האם באמת המטלות בוצעו. השתמשו ביומן המטלות בתוכנת האאוטלוק שלכם כדי לעקוב אחרי המטלות.

אתם יכולים להשתמש גם במערכת כמו "אחרי הישיבה", המאפשרת לכם לעקוב בפשטות וביעילות אחרי המטלות שהגדרתם בישיבה.

4. לוקח זמן רב לשתף את ההערות של הישיבה

הערות סיכום ישיבה מסייעות לכל העובדים לזכור על מה היתה הישיבה ומה הוחלט בה. בדרך כלל יש עובד שעורך רישום מפורט של תוכן הישיבה אך לעיתים קרובות ההערות מופצות מאוחר מדי או שלא מופצות בכלל.

דרך אחת לפתור את הבעיה היא להשתמש בתוכנה כמו minutes.io שיכולה לסייע לכם לעקוב אחרי התנהלות הישיבות שלכם בקלות ולרשום הערות הזמינות לכולם באופן מיידי. התוכנה חופשית, ללא תשלום ואתם לא צריכים להיות מחוברים לאינטרנט במהלך הישיבה כדי להשתמש בה. תוכנות נוספות שיכולות לעזור לכם לרשום הערות בישיבות הן OneNote ו- Less Meeting.

5. חוסר הערכה של הישיבה

סיום ישיבה מבלי להעריך איך היא התנהלה זו דרך בטוחה להבטיח שהתנהגויות ונהלים לא פרודוקטיביים יחזרו על עצמם מישיבה לישיבה. כשאתם לוקחים רגע בסוף כל ישיבה כדי לבדוק איך אנשים מרגישים לגבי הישיבה, אתם מראים שאתם מכבדים את הזמן והמאמצים שלהם.

אם תשאלו שאלות פשוטות כמו: "מה הלך כמו שצריך?" ו-"מה אנחנו יכולים לשפר?", תוכלו לקבל מידע שיחסוך לכם זמן בעתיד. אתם אפילו יכולים למנות מישהו שיעקוב אחרי הישיבה ויספק דוח מילולי קצר בסוף הישיבה. כמו כן, שקלו להשתמש במערכת כמו google forms כדי ליצור סקר שישלח לכל המשתתפים בסיום כל ישיבה חשובה.

6. חוסר עמידה בלוחות זמנים

אחד הדברים הכי גרועים שאתם יכולים לעשות בישיבות זה לא לכבד את זמן הסיום המשוער של הישיבה. לעיתים קרובות זה קורה מפני שהישיבה מתחילה מאוחר או שמנהל הישיבה נותן לחבר צוות לדבר ללא הפסקה על נושאים שלא קשורים לנושא. קחו דוגמא מגוגל ששמה שעון עצר ענקי על הקיר כדי להפעיל לחץ עדין ולמנוע מהישיבה לחרוג מלוחות הזמנים.

7. סיום ישיבה בתזמון גרוע

לעיתים קרובות, לקוחות, עובדים או בעלי מניות שעובדים במדינות אחרות מצטרפים לישיבה באמצעות הטלפון. כשהאינדיבידואלים האלה נמצאים באזורי זמן שונים, לפעמים הם צריכים לעזוב את הישיבה לפני שהיא מסתיימת וכך הם מפספסים החלטות שנקבעו בדקה האחרונה ושנוגעות אליהם. עשו מאמצים לתיאום ישיבות שיתאימו לכל המשתתפים בהתאם למסגרת הזמן שלהם. אתם יכולים להשתמש ב-world clock meeting planner כדי שיסייע לכם בנושא.