הציוד המשרדי עבר דרך ארוכה מאז ימי מכונות הצילום ומכשירי הפקס המסורבלים. כשמקימים עסק חדש, חשוב להעריך איזה ציוד אתם תצטרכו על מנת לבצע את העבודה בצורה יעילה ואפקטיבית.
לקחנו את הציוד המשרדי המסורתי והצענו חלופות מודרניות שיעזרו לכם לחסוך כסף ולבצע את עבודתכם בצורה הקלה ביותר.
מחשב נייח מול לפטופ
משרד מסורתי: זוכרים את המחשב הראשון של המשרד? מגדל ענק ומוניטור ששקלו 100 ק"ג, התחברו ל- 30 חוטים ותפסו את רוב שטח שולחן העבודה שלכם. כיום, המחשבים השולחניים רזו וניתן להתאים אותם לאופן השימוש שלכם, לדוגמא, אם אתם מבצעים עבודות גרפיקה או וידאו תצטרכו מחשב עם מעבד חזק. גורם נוסף המשפיע על אופן השימוש הוא זמן העבודה על המחשב וכמות האחסון הנדרשת.
משרד מודרני: בעבר המחשבים הניידים היו בעלי קיבולת זיכרון נמוכה, ולא יכלו להתמודד עם יישומי תוכנה מתוחכמים. אך כיום, המצב שונה. אם אתם או עובדיכם נוסעים לעיתים תכופות לעבוד מחוץ למשרד, בחרו בלפטופ שיעניק לכם גמישות רבה יותר בדרכים.
טלפון קווי מול טלפון המבוסס על רשת האינטרנט
משרד מסורתי: רוב בתי העסק עדיין מסתמכים על מערכת הטלפון הקווית המאפשרת למשתמשים הרבים ליצור קשר באמצעות מכשירי טלפון מסורתיים. מערכות אלו אמינות, אך נחשבות ליקרות ודורשות הגדרות נרחבות וחוזים ארוכי טווח בהשוואה לשירותים הדיגיטליים.
משרד מודרני: בתי עסק רבים עוברים למערכת טלפוניה המבוססת על תשתית האינטרנט. ישנם מספר עצום של ספקים המציעים מגוון תכונות, החל משיחות ועידה וכלה במשיבון קולי. היתרון העיקרי שלכם הוא התקנה קלה וניתן לקבל מחירים נמוכים עבור שיחות למרחקים ארוכים ובינלאומיים. החסרון הגדול ביותר הוא שזה מצריך חיבור תמידי לרשת האינטרנט ואם הרשת נופלת לא ניתן אפילו לבצע שיחות טלפון.
מכשיר פקס מול פקס למייל
משרד מסורתי: מכשירי פקס היו חיוניים לבתי עסק הזקוקים לשליחה וקבלה של מסמכים באופן מיידי. זה עדיין יכול להיות רלוונטי במקרה ואתם עובדים עם לקוחות המסתמכים על מכונת הפקס המסורתית. ישנן הרבה חלופות שיכולות לחסוך לכם כסף על קו הטלפון, מכשיר הפקס ונייר ההדפסה.
משרד מודרני: ישנם מספר שירותים אונליין המגשרים על הפער בין מכשיר הפקס המסורתי לבין המייל שלכם. פקס למייל – המרת מסמכים הנשלחים למספר פקס לקובץ הנשלח ישירות לכתובת המייל שלכם.
מכונת צילום מול סורק
משרד מסורתי: הקללה של עוזרי מנהלים בכל משרד, מכונת הצילום הופכת להיות שריד של עידן שחלף. בתי עסק פונים לאמצעים דיגיטליים כדי לשתף מידע במקום לבזבז נייר ולכן הצורך במכונת צילום יורד.
משרד מודרני: זרקו את מכונת הצילום והשקיעו בסורק איכותי במקום. באמצעות יצירת עותקים דיגיטליים תוכלו לחסוך כסך על נייר וליצור מסמכים הקלים לשחזור. אם אתם צריכים עותק קשיח של המסמך פשוט הדפיסו אותו במדפסת. תנו לעמיתים, לקוחות ושותפים עסקיים להחליט בעצמם האם הם צריכים עותקים קשיחים.
חיבור לאינטרנט באמצעות מודם מול חיבור בפס רחב
משרד מסורתי: חיבור לאינטרנט באמצעות מודם חיוג וקו טלפון נמצא בהישג יד אך הוא נחשב לאיטי מאוד לפי הסטנדרטים של היום. לא משנה כמה זול הוא יכול להיות, אתם תאבד את היעילות שלכם אם תנהלו את בית העסק בשיטה זו.
משרד מודרני: כשיותר ויותר פונקציות יומיות הופכות להיות דיגיטליות, החל מפקס למייל וכלה במערכת הטלפונים. חשוב לבית העסק להשקיע באינטרנט אמין עם רוחב פס רחב המאפשר העברת נתונים מהירה ומסייע לפרודוקטיביות העבודה.
ריהוט מגושם מול ריהוט מינימליסטי
משרד מסורתי: מחשבים שולחניים וערימות אינסופיות של נייר דורשים הרבה שטח, מה שמתבטא בשולחנות משרדיים וארונות גדולים. ברגע שהמשרד שלכם יעבור לדיגיטל, הצורך בשטח אחסון וכמות הניירות ירדו.
משרד מודרני: כאשר כל מה שאתם צריכים בשביל העסק יכול להיות מאוחסן על גבי מחשב נייד, כונן קשיח או בשירותי ענן, אז מי צריך שולחן גדול? יתכן שתוכלו לחסוך כסף על רהיטים ובגודל שטח המשרד באמצעות השקעה בשולחנות קטנים יותר ומתן אפשרות לעבודה עצמאית מחוץ למשרד.
תוספות
אם אתם חוששים שאין לכם מכשיר פקס זמין, תרכשו מדפסת משולבת זולה, כך לא תצטרכו לחרוג מהתקציב שלכם.
למרות שמשרדים מודרניים משתמשים פחות בנייר, עדיין תצטרכו לקנות מגרסת נייר זולה כדי להיפטר מהמסמכים הרגישים של החברה שלכם.
