השכרת ציוד משרדי הינה דרך יעילה לעסקים קטנים וארגונים גדולים הצריכים לשדרג את הציוד המשרדי שלהם מדי כמה שנים.
לפי אתר VendoeSeek.com יותר מ-80% מבתי העסק משכירים ציוד משרדי.
כשמשכירים ציוד בד"כ לא צריכים לשלם עלויות ראשוניות, ניתן לקבל הטבות מס וכן תנאים גמישים מהספקים. חשוב לערוך השוואת מחיר בין חברות ההשכרה השונות ולהשכיר מוצרים מהחברה המציעה את העסקה המשתלמת ביותר.
החיסרון בהשכרת ציוד זה שבטווח הארוך סביר להניח שתשלמו יותר כסף מאשר ברכישה. גם אם תפסיקו להשתמש בציוד, עדיין תצטרכו לשלם תשלום חודשי בהתאם לחוזה ההשכרה. בתום חוזה ההשכרה תידרשו להחזיר את הציוד ולשכור ציוד חדש או לחלופין לרכוש ציוד חדש.
יש מגוון רחב של ציוד משרדי להשכרה:
1. ריהוט משרדי
לפני שאתם מחליטים להשכיר ריהוט משרדי בדקו באיזה תדירות אתם מארחים לקוחות במשרד, מהו גודל המשרד ומה סוג העבודה שהעובדים מבצעים.
חברות ההשכרה ממליצות להגיע עם תוכנית או רישום של שטח המשרד וכן עם דוגמאות לעיצוב הקיים במשרד כדי להתאים את הריהוט החדש לצרכים שלכם. אם ניתן, חפשו חברות השכרה מקומיות כך שתוכלו לבדוק את הרהיטים באופן אישי.
לפני שאתם חותמים על הסכם ההשכרה, ודאו שקראתם את כל הסעיפים ביסודיות בייחוד את הסעיפים המתייחסים לנזקים ולהחזרת הרהיטים. לאחר קבלת הרהיטים בדקו האם יש נזקים ותודאו שלא תחויבו על החזרת הריהוט במידה ולא תהיו מרוצים.
2. מחשבים
השכרת מחשבים היא בד"כ לתקופה של 3 שנים, מה שמתאים לאורך החיים של הטכנולוגיה. חפשו ספקים בעלי ניסיון בתחום ובעלי מגוון רחב של מוצרים לבחירה ומוניטין אמין.
לפני שתחתמו על הסכם ההשכרה בדקו האם ניתן לקצר את טווח ההשכרה ובמידה ותצטרכו לשדרג את המערכות, בדקו מהן יהיו העלויות הצפויות.
3. טלקומוניקציה
רכישת שירותי טלפון לעסקים כוללת הקמת ראשונית של הציוד: טלפונים, ראוטרים, לוחות בקרה ועוד.
רצוי לקבל הצעות מחיר ממספר חברות תקשורת. בדקו מהן עלויות שדרוג המערכות לפני שמסתיים החוזה. לדוגמא, חלק מחברות ההשכרה יחייבו אותך על פירוק המערכת הישנה והרכבת המערכת החדשה.
4. מכשירי אלקטרוניקה (מכונות צילום, פקסים, סורקים, מדפסות וכו')
חלק מחברות ההשכרה דורשות תשלום מינימום מדי חודש גם אם לא השתמשתם במכשיר, לכן חשוב לערוך חישוב של כמות ההדפסה החודשית שאתם מבצעים. אם אתם מדפיסים 700 עמודים מדי חודש, מומלץ לרכוש מכונת צילום קטנה מחנות לציוד משרדי.
קראו את החוזה היטב ובדקו מה כלול בתעודת האחריות ואיזה חלפים אתם חייבים לתקן ולהחליף. כמו כן, קראו את סעיפי התיקונים הדחופים ובמידת הצורך בקשו שיכלל בחוזה סעיף ביקורי טכנאי בבית העסק.
