למרות שרבים מהתהליכים במשרד עברו לתוך המחשבים והשימוש בנייר הולך ופוחת בשנים האחרונות, עדיין מסמכי נייר משמשים אותנו לאינספור פעולות בעבודה בין אם תיעוד מסמכים, הדפסת חוזים, שירותי סריקה ועוד.
כיצד שירותי סריקה יכולים לעזור לעסק שלך?
סריקת שקופיות לעסקים
קיימים סוגים שונים של שירותי סריקה למשל סריקת שקופיות. אם אתם למשל נוהגים להעביר בחברה שלכם הדרכות לעובדים, הרצאות, ימי עיון, העברת מסרים שיווקים ניתן לסרוק את החומר על גבי שקופיות וכך להעביר את המצגות בצורה טובה, ברורה ומהירה יותר. סריקת שקופיות ניתן לבצע או על ידי מכונה מיוחדת או בעזרת מעבדת צילום מקצועית.
סריקת מסמכים בעסק
ניתן לבצע העברה של כל המסמכים בעסק לקבצי דיגיטל. אמנם בהתחלה מדובר בתהליך שהוא מעט סיזיפי הדורש השקעה וזמן אך אחרי שלב זה במקום ללכת לאיבוד בין אינספור מדפים עליהם קלסרים עם מסמכים שאין לכם מושג לאן כל קלסר שייך, הכל יאוגד תחת קבצים אלקטרוניים אותם ניתן לסדר על פי נושאים, על פי משרדים, תחומים או על פי תאריכים. סריקת מסמכים תסייע לנו לחסוך זמן ותהפוך את תהליך החיפוש אחר מידע לקל, נגיש ופשוט. יתרון נוסף של סריקה מסמכים הוא בכך שאנו חוסכים בנייר ותורמים רבות למאזן האקולוגי הסביבתי. זו גם דרך מעולה לעקוב אחר כמות המלאי בעסק וכך למנוע מצב של עודף מלאי, חוסרים ואי סדר. חשוב לזכור שככל שהזמן עובר המסמכים אותם אנו שומרים בפורמט רגיל נהרסים, מאבדים מהאיכות שלהם ולכן אם נעביר את כל המסמכים המודפסים לקבצים דיגיטליים הם ישמרו לנו לאורך שנים רבות.
סריקה לפי צורכי העסק
ניתן לבחור בין תכנות דיגיטליות המשמשות לסריקת מסמכים, בין מכונות סריקה מקצועיות הפועלות בסנכרון עם כל המחשבים בעסק. קיימת טכנולוגיה חדישה הנקראת ארכיב דיגיטלי שלוקחת את תהליך ניהול המסמכים של העסק שלב אחד קדימה. מדובר על תוכנה ייחודית המותאמת לצרכים הספציפיים של העסק שלכם ומאפשרת לכם לנהל את המסמכים הללו לפי התהליכים שמתקיימים בעסק עצמו ועל פי דרישות הארגון.
