תקציר מאמר מתוך אתר 
תהליך העסקת עובדים טובים יכול לשפר את החברה שלכם במספר תחומים, הנה כיצד להתחיל.
העסקת עובדים חדשים זה אחד הדברים החשובים ביותר שיזם צריך לעשות כדי להגדיל את החברה שלו.
עבור עסקים קטנים לכל עובד חדש יש השפעה עצומה על התרבות החברתית. רמת ההשפעה של עובד בחברה קטנה הרבה יותר משמעותית מרמת ההשפעה של עובד בחברה בעלת 200 או 500 עובדים.
ההימור גבוה, כך שאתם צריכים לודא שכל אחד מהעובדים החדשים יהיה בעל תשוקה, מעורב ומחויב לצוות.
ברט לואיס מחברת Skillbridge אומר כי "אנשים נהדרים לעומת אנשים שהם בסדר יכולים לעשות את ההבדל בין הצלחה לבינוניות". ברט מאמין שמי שאומר שגיוס עובדים זה משהו שהמייסדים עושים מעט מדי בימים הראשונים ומאמין שצריך להעסיק את המרואיין השישי.
אבל העסקת עובדים היא משימה מתריעה, יש עלויות אמיתיות הקשורות לעלויות הגיוס שלא ניתן להתעלם מהן. אתם משלמים למישהו (מישהו בתוך החברה או למגויס או אפילו לעצמכם) כדי לחפש מועמדים, וככל שהחיפוש מתארך כך עולות העלויות פר עובד.
על פי מחקר של חברת CAP, אתם חייבים לודא שאתם בוחרים בעובד הנכון בפעם הראשונה מפני שכדי להחליף עובד ברמה בינונית אתם צריכים לשלם 20 אחוז מהמשכורת השנתית שלו ואילו החלפת עובד מצטיין יעלה לכם 213 אחוז מהמשכורת השנתית שלו.
דיברנו עם מספר יזמים ובעלי עסקים קטנים כדי להבין מה הגישה שלהם לגבי גיוס עובדים ואיך הם מודאים שהם מעסיקים את האנשים הנכונים בפעם הראשונה.
1. היו ברורים לגבי התפקיד
אנשים מחפשים משרות על פי מילות מפתח או על פי ענפי התעשיה השונים, וכשאתם מעסיקים מנהלים אתם צריכים לקחת את זה בחשבון.
לאורה המפטון, מנהלת שיווק דיגיטלי בחברה הבריטית Hallam Internet Ltd אומרת ש"אתם רוצים משהו תיאורי, רחב, ברור ותמציתי". כרגע, החברה שלה מחפשת אחר מומחה למחקרי שוק כדי למצוא אנשים המחפשים גם מחקר וגם שיווק.
בתוך רשימת הדרישות כתבו מטלות יומיומיות, איך התפקיד מתאים למטרות הכלליות של החברה והקפידו לכלול מידע מרכזי כמו שכר, הטבות או כישורים נדרשים (לדוגמא, פוטושופ או אקסל).
עזרו למועמדים פוטנציאליים לראות שזה תפקיד חשוב עבור החברה שלכם ושהם יוכלו לתרום רבות לחברה. אבל חשוב גם להיות מודעים לכך שבעסקים קטנים התפקידים מתפתחים במהירות והמשרות מלוות בהרבה לחץ.
קאלי קהליל מייסד חברת Lover.ly אומר שאם אתם נמצאים בשלב של צמיחה מהירה אתם חייבים להבהיר לעובדים ש"הם יצטרכו ללבוש כובעים רבים והמשתנה הקבוע היחידי הוא השינוי. העובדים צריכים להרגיש בנוח בסביבה גמישה. במהלך תהליך הראיון, אנחנו מנסים לראות איך המועמד מתמודד עם שינויים. האם הוא יכול להיות איש צוות ולשתף פעולה עם אחרים מבלי להרגיש טריטוריאלי? אם זה לא עולה בראיון, אנחנו פונים לממליצים שלהם".
אתם רוצים להיות שקופים עד כמה שניתן, היו פתוחים וכנים בנוגע לאתגרים שהחברה מתמודדת איתם והמחסומים הפוטנציאליים שהמתמודד יצטרך להתמודד איתם.
שון בורטון מייסד חברת HiringSolved אומר אתם לא רוצים שעובד חדש יתחיל לעבוד ואז ירגיש שהוא נפל קורבן ל"פיתוי והחלפה", והדבר האחרון שאתם רוצים הוא לתת למישהו ללכת בגלל שנכשלתם בתהליך הגיוס. היו ברורים לגביי התפקיד, מה אתם מחפשים ומה המטרות לפני שאתם חותמים על הסכם.
2. נסו לדוג במקום שבו נמצאים הדגים
נסו לברר היכן המועמדים הטובים ביותר עבור החברה שלכם מבלים, באינטרנט ופיזית. אם אתם מחפשים כישרון טכנולוגי, בקרו בהאקתון או ביום הדגמה. אם אתם מחפשים איש מכירות, בקרו בתערוכה, כך תוכלו לראות את המועמד הפוטנציאלי בסביבה שלו ותקבלו תחושה איך הוא מתמודד עם לקוחות. אם אתם מחפשים מישהו עם תשוקה למשהו נישתי? סביר להניח שיש מפגשים או קבוצות בשביל זה.
עד כמה שזה נשמע משעמם, כנסים גם יכולים להיות דרך מצוינת למשוך מועמדים בכך שהם יכולים לכם להציג את העסק שלכם בגובה העיניים.
איתן סונג, מנכ"ל ומייסד חברת Frank & Oak אומר ש"זה נותן לכם את ההזדמנות לבטא את החזון שמאחורי החברה בסביבה רגועה ותוכלו להיפגש אחד על אחד בצורה חופשית. התחלנו לשלוח את הצוות שלנו לכנסים שונים מפני שזה נותן לחברה קול ופנים, וזה הרבה יותר אטרקטיבי עבור עובדים".
3. הציעו גמישות
אף אחד לא רוצה להיות כבול לשולחן מ-9 בבוקר ועד 5 בערב. קווין קושקי, אנתרופולוג ראשי בחברת Turnstone חושב שכדאי להכיר בגמישות כנקודת מכירה. "באופן כללי, המועמד המוביל רוצה את האפשרות לחשב את המספרים בבית קפה או להישאר בכפכפים בבית.
כל עוד הצוות שלכם יכול להגיע למטרות שלו ולשתף פעולה כשאתם צריכים, הציעו לוחות זמנים גמישים. אתם יכולים להשתמש הזמן העבודה במשרד כנקודת מכירה ענקית". באמצעות קצת עבודה מרחוק פה ושם תוכלו לגרום לאושר אצל העובדים שלכם ועדיין לשמור על רמת הפרודוקטיביות והתרבות החברתית.
4. השוויצו בתרבות החברתית שלכם והפכו את הערכים לברורים יותר
כשאתם מעסיקים עובדים, קחו בחשבון שניתן ללמוד כישורים, אבל גישה, אישיות ותשוקה אי אפשר.
ריאן הרווד, מנכ"ל חברת PureWow אומר כי שבחברה שלו מעדיפים להעסיק עובדים שהם קצת פחות מוכשרים אבל מתאימים לתרבות החברתית מאשר להעסיק עובדים מוכשרים מאוד אך לא מתאימים לצוות. ריאן ממשיך וטוען כי זה חיוני לגלות איך המועמדים מתקשרים, איך הם מגיבים למצבים שונים ואיך הם מתמודדים עם קונפליקטים. מעל לכל, הם מחפשים אנשים ישרים שיהפכו להיות אנשי צוות טובים, וכשאתם מנהלים עסק קטן, אמון וכבוד הם מרכיבי חובה.
שון כהן, סמנכ"ל התפעול בחברת AWeber טוען ואומר שצריך לעבוד קשה כדי לקבל תחושה לגבי האישיות של המועמד מההתחלה. בעוד שראיונות עבודה נוטים להיות אינטנסיביים ומורטי עצבים, אתם יכולים לשפר את מצב הרוח באמצעות שינוי התנאים במקומות בהם מתבצעים הראיונות.
"אחד מערכי הליבה שלנו כחברה זה לא לחשוב על עצמינו יותר מדי ברצינות ולעשות כיף. יש לנו שאלות מוכנות לתהליך הראיונות שלנו שעוזרות לנו לגלות האם המועמדים הולכים לאמץ את התרבות החברתית. אנחנו שואלים שאלנו כמו 'אם היית גיבור-על מי היית ולמה?' ו-' אם נכנסתם לחדר ומתנגן ברקע שיר נושא, איזה שיר יתנגן ולמה?'.
"אין תשובה שגויה לאף אחת מהשאלות האלה, אבל הן נותנות לכם מבט פנימי לאישיות של המועמד". השאלות האלה עוזרות למועמד להרגיש נוח ולהבין שהצוות שלכם לא מפחד להוריד את המגננות.
תמיד תשאפו להפוך את החברה שלכם למקום שאנשים ירצו לעבוד בו. בארגון ללא כוונות רווח "Do Something", המתמחים יצרו ספר תרבות המפורסם בלוח המשרות, ונותן למועמדים הפוטנציאליים הצצה לתרבות החברתית ולמטרותיה. אריה פינגר סמנכ"לית התפעול בארגון Do Something אומרת כי "היום שבו מתפרסם ספר התרבות, הוא אחד מהימים הכי טובים של השנה".
מצד שני, ג'ייסון מדלי, מנהל רכישת הכשרונות בחברת Quirky’s טוען כי ערך הליבה המרכזי של החברה זה לסיים את המשימות, והחברה מעריכה את המועמדים בהתבסס על היכולת שלכם לעשות זאת. הם צריכים להיות גם בעלי מחשבה עתידית, זריזים ובלתי אנוכיים. הערכים האלה מדריכים אותם לאורך התהליך ומשמשים כפילטר לבחירת המועמדים הנכונים.
לא משנה מה המטרות וערכי הליבה של החברה שלכם, שלטו בהם, חייו לפיהם והעסיקו עובדים בהתאם.
5. תמיד העסיקו עובדים (או חשבו על העסקת עובדים)
אליסון דאוני, מנכ"לית חברת WeeSpring חושבת שכדאי לכם להתחיל לחשוב על כל מי שאתם פוגשים כהעסקת עובד פוטנציאלית. "אני שומרת מספר שמות במאגר של אנשים שפגשתי והייתי מעוניינת לעבוד איתם יום אחד. הם מקודדים במערכת הסיילספורס שלנו "כעובדים פוטנציאליים".
אליסון מסתכלת לטווח הארוך, ומדי פעם היא בונה מערכת יחסים עם מישהו שיוכל להיות סמנכ"ל טכנולוגיות בעוד 6 או 12 חודשים. אליסון נכנסת לרשימה שהכינה כשהיא צריכה להעסיק עובד/ת חדשים. אבל אם היא צריכה להעסיק בקשת רחבה יותר, היא משתמשת בחברה Cream hr המספקת נתונים על מועמדים בהתבסס על פתרון בעיות, חדשנות, ניהול משימות ומימדים אחרים. ראינו שזה הרבה יותר אמין מסינון קורות חיים.
הצוות בחברת AWeber מקפידים להשיב לכל מועמד, מה שיכול להיראות כמשימה מרתיעה ועקרה מתוכן. שון כהן ממשיך ואומר כי "יכול להיות שהם לא מתאימים למשרה שהם הגישו מועמדות אבל אתם אף פעם לא יודעים מתי תהיה לכם משרה פתוחה נוספת שתהיה מושלמת עבורם. תגובות אישיות בונות מוניטין חיובי. יכול להיות שהם יפנו אליכם שנית בהמשך הדרך, או שהם יגידו דברים חיוביים עליכם אם מישהו שהם מכירים מתעניין במשרה אצלכם".
6. אל תתפשרו
הדבר האחרון שאתם רוצים לעשות זה להתפשר כשאתם מעסיקים עובדים. אין שום סיבה שלא תוכלו למצוא את המועמד המושלם. יכול להיות שתצטרכו להתרוצץ הרבה ולהשתמש במספר חברות השמה, אך המועמד המושלם בהחלט נמצא שם בחוץ.
מדלי מחברת Quirky’s אומרת שהם מחפשים מועמדים ברמה A+ בכל הרמות החל מפקידת הקבלה ועד למנהלים. כאשר אתם מעסיקים מועמדים ברמה +A הם מביאים איתם מעגל של אנשים איכותיים שאנחנו יכולים להכניס לרשת הקשרים שלכם.
ברנדון קסלר, מייסד ומנכ"ל חברת ChallengePost טוען שהצוות שלו "מוכן לחכות ביסורים עד שהם ימצאו את המועמד המתאים לתפקיד. למועמד המושלם יהיו את הכישורים הנכונים (גישת ביצוע), יהיו לו מטרות קריירה לטווח הארוך ויתאים לתרבות החברתית של החברה".
בגלל שאתם הולכים לבזבז זמן רב עם העובד החדש, במיוחד בעסק קטן, אל תמעיטו בחשיבות של לאהוב מישהו.
לקתרין מינשו, מנכ"לית חברת The Muse יש אבן בוחן להעסקת עובדים: חפשו אנשים שתרצו לעבוד איתם כל יום. "לעיתים קרובות אנחנו שואלים את עצמינו את השאלה 'אם ביקשתם מהעובדים במשרד ללכת לאכול צהריים איתכם וכולם אמרו לא חוץ מהאדם הזה, האם תתרגשו או תהיו מבואסים ללכת לצהריים אחד על אחד איתו/ איתה?' אם התשובה היא לא, אנחנו מוותרים על המועמד".
7. גייסו את הצוות שלכם לגיוס עובדים חדשים
כמובן, שקידום עובדים מהבית זו דרך נהדרת להמריץ ולתגמל על עבודה קשה, אבל לפעמים אתם צריכים "בשר טרי", ואתם צריכים לחזק את הצוות שלכם כדי שיעזרו לכם להביא מועמדים טובים.
אחרי הכל, אף אחד לא מכיר את החברה שלכם יותר טוב מהצוות שלכם, לכם הם צריכים לחפש מועמדים כישרוניים, אנשים מעניינים שיביאו כישורים וכשרונות לצוות שלכם.
שון כהן אומר כי אתם יכולים לתגמל הפניות מוצלחות עם בונוס כספי או עם תגמולים אחרים, כמו תווי קנייה או הטבות. שיתוף העובדים שלכם בתהליך הגיוס מפחית את עלויות החיפוש אחר מועמדים טובים. אפילו אם הצוות שלכם לא מביא מועמדים, הם צריכים להיות מעורבים בשלב הראיונות, הרי אחרי הכל הם אלה שהולכים לעבוד עם אותם מועמדים מדי יום.
8. זכרו להרשים את המועמדים
אתם עלולים לחשוב שהתפקיד של המועמד זה להרשים אתכם, אבל גיוס עובדים זה תהליך דו סיטרי. רוב הסיכויים, שהמועמד שלכם שם עין לא רק על החברה שלכם, לכן אתם צריכים להוכיח שהחברה שלכם מתאימה לו בצורה הטובה ביותר.
מדלי מחברת Quirky’s אומר שהם לוקחים את תהליך הגיוס ברצינות. היא מדגישה שכבוד הוא מרכיב מרכזי בגיוס מוצלח של עובדים. "חשוב שהמועמדים ירגישו מוערכים כשהם נמצאים איתנו".
החברה שלנו מטיסה מועמדים רבים לניו יורק, אנחנו מזמינים טיסות, שירותי הסעה, מכניסים אותם למלון נחמד, לוקחים אותם לארוחות ותמיד ממנים אחד מאנשי החברה שיסתובב איתם ויענה על שאלותיהם. הצעד האחרון שלנו, זה ארוחת ערב עם נציב ממחלקת משאבי אנוש שמודא שהמועמד מתאים לתרבות החברתית. חשוב מאוד להכיר את המועמדים כפי שהם, ואנחנו רוצים שהם גם יכירו אותנו".
9. אל תפחדו להעסיק אותם לתקופת ניסיון
יקר להעסיק עובד חדש, אבל הרבה יותר יקר להחליף עובד קיים. לכן לפני שאתם מתחייבים, יכול להיות ששווה לשני הצדדים למשש את הדופק עם חוזה לתקופה קצרה.
לזלי ברדשו, סמנכ"לית תפעול בחברת Gui.de אומרת שלפי ניסיונה, שום "מועמד הנראה טוב על הנייר" או "מועמד בעל המלצות טובות" יכול להחליף את ההערכה שלה לביצוע מטלות בפועל, הערכת מוסר העבודה של המועמד,והיכולת לעבוד בצוות.
ברדשו מאמין שהעסקת עובדים שעבדתם איתם בעבר כך שאתם מכירים את התפוקה והיחס שלהם. אתם גם יכולים להעסיק עובדים על בסיס חוזה זמני כדי להבטיח שיש התאמה ביניכם לבין העובד לפני שאתם מתחייבים לטווח הארוך.
חברת The Muse נוקטת בגישה דומה, המועמדים צריכים לבצע משימה או פרויקט לפני העסקתם. לפעמים החברה גם מעסיקה אותם בתור פרילנסרים למשך מספר שבועות או חודשים לפני שחותמים על הסכם. מינשו אומרת כי "אין דרך טובה יותר לבדוק האם המועמד יתאים לחברה שלכם מאשר לתת לו לנסוע נסיעת מבחן".
10. הגיוס אינו מסתיים בחתימה על החוזה
תהליך העסקת העובד אינו נגמר ברגע שחותמים על חוזה העבודה. רייצ'ל קרטן, מנהלת במשאבי אנוש בחברת Plated טוענת שחשוב לגרום לעובד החדש להרגיש בבית ושזה חלק חשוב מתהליך הגיוס. החברה שלהם עובדת קשה כדי לודא שהעובדים החדשים יכירו את התרבות החברתית ביום הראשון שהם מגיעים.
קשה להיות העובד החדש שלא מכיר את כל התהליכים ושלא יכול למצוא את המטבח. צוות ממחלקת משאבי האנוש צריך לודא שהמעבר ממועמד לעובד נעשה בצורה חלקה.
חברת Plated מבקשת מהעובדים החדשים למלא שאלון כיפי אותו הם מפיצים במשרד לפני שהעובדים החדשים מגיעים ליומם הראשון כדי לעזור לצוות להכיר את העובדים החדשים ולעודד אותם לפתח שיחה.
השולחנות של העובדים החדשים מקושטים בכובעי שף אישיים ובחולצות עם לוגו החברה. קרטן אומרת שו דרך נפלאה להודיע לשאר הצוות שעובדים חדשים מתחילים לעבוד, ובמקביל העובדים החדשים מרגישים שהם חלק מהצוות".